UBL: el estándar de facturación electrónica en las Administraciones Públicas

La Contratación Pública se rige por una legislación coordinada en base a Directivas europeas que apuestan por la digitalización, lo que incluye la adopción de la factura electrónica en toda Europa.

Un buen ejemplo es la obligatoriedad que, desde el pasado 18 de abril, tienen las Administraciones Públicas de la UE de recibir y procesar facturas electrónicas en sus operaciones B2G (entre las empresas y los organismos públicos que las contratan) utilizando un formato común.

El uso de nuevas tecnologías y, en particular la generalización de los medios digitales ha dado lugar a diversas normas que hacen necesario contar con especialistas por parte de las empresas y de las entidades públicas:

  • Las leyes de protección de datos, como la LOPD-GDD y el RGPD, han favorecido la aparición de nuevas profesiones como “Delegado de Protección de Datos” ya que se requieren especialistas y soluciones para el cumplimiento de estas normas, necesarias para garantizar la protección de la datos personales.
  • La Estrategia Nacional de Ciberseguridad promueve que las Administraciones empleen el personal y la tecnología adecuados para garantizar la seguridad de los activos digitales públicos y la protección del ciudadano.
  • La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público han actualizado la forma en que los ciudadanos se relacionan con las Administraciones Públicas y estas entre sí, a través de medios electrónicos, usando firmas y  sellos electrónicos basados en certificados de clave pública.

Y en relación con la contratación pública hay que destacar la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014. Esta norma impulsa la adopción de medios electrónicos especialmente en la Disposición adicional decimosexta.

La Directiva 2014/55/CE define las condiciones de la obligatoriedad de la adopción de la factura electrónica:  “los Estados miembros, a más tardar 18 meses después de la publicación de la referencia de la norma europea sobre facturación electrónica en el Diario Oficial de la Unión Europea, adoptarán, publicarán y aplicarán las disposiciones necesarias para dar cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 7, en relación con la recepción y tratamiento de facturas electrónicas (…) Una vez publicada la referencia a la norma europea sobre facturación electrónica, la Comisión publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea la fecha definitiva para la entrada en vigor de las medidas a que hace referencia el párrafo primero.”

En el Diario Oficial de la Unión Europea de 17 de octubre de 2017 se publicó la DECISIÓN DE EJECUCIÓN (UE) 2017/1870 DE LA COMISIÓN de 16 de octubre de 2017 sobre la publicación de la referencia de la norma europea sobre facturación electrónica y la lista de sus sintaxis de conformidad con la Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo. Y en su artículo 2: “El 18 de abril de 2019 es la fecha definitiva para la entrada en vigor de las medidas a que hace referencia el artículo 11, apartado 2, párrafo primero, de la Directiva 2014/55/UE.”

Por tanto, desde el pasado 18 de abril, las empresas europeas que facturen a los entes públicos (relaciones B2G – Business to Government) deben utilizar el nuevo estándar comunitario de facturación electrónica, denominado UBL. Esto implica que las Administraciones deberán disponer de los medios y la tecnología necesaria para recibir y procesar facturas electrónicas en este formato.

En otras palabras, los sistemas de información públicos deben estar adaptados a este lenguaje de descripción de información en los documentos electrónicos. Y, las facturas recibidas, para poder ser tramitadas y dar el consentimiento, deberán también seguir el estándar.

Por el momento, la norma no aplica a los ayuntamientos, diputaciones y organismos autonómicos (estructuras administrativas “subcentrales”) ya que la Directiva 2014/55/CE indica que “Los Estados miembros podrán aplazar la aplicación mencionada en el párrafo primero respecto de sus poderes adjudicadores subcentrales y entidades adjudicadoras hasta 30 meses después de la publicación de la referencia de la norma europea sobre facturación electrónica en el Diario Oficial de la Unión Europea.” Es decir tienen de plazo hasta el 18 de abril de 2020.

El objetivo principal de esta normativa es agilizar, y simplificar, las relaciones comerciales entre la Administración y las empresas en toda la UE. Hasta el momento existían varios formatos, lo que dificultaba enormemente las transmisiones electrónicas transfronterizas. Por ejemplo, Bélgica, Suecia o Noruega utilizaban el estándar PEPPOL-BIS, (basado en UBL) mientras que Grecia trabajaba con ESIDIS, Finlandia con Finvoice 2.01 y España con Facturae.

El formato UBL (Universal Business Language) es un lenguaje de negocios universal. Se creó a finales de los años noventa con la meta de automatizar el intercambio de información financiera. Utilizando, para ello, tipos de estructuras basadas en etiquetas XML en documentos electrónicos tales como las facturas.

La estructura adoptada en Europa cuenta con unos campos obligatorios y otros opcionales que dependen del sector o del país, y que tendrán que figurar en toda factura.

Entre sus ventajas se encuentran las siguientes:

  • Ahorro de costes, por la desaparición del papel en los procesos de facturación
  • Eficiencia: reducción de facturas erróneas e incidencias por la automatización. Como consecuencia, menor tiempo que los profesionales deben dedicar a subsanarlas
  • Simplificación de los procesos administrativos
  • Seguridad, transparencia y reducción del fraude

En España la facturación electrónica hacia el sector público estatal (y también a nivel subcentral en las comunidades autónomas y entidades locales adheridas) se gestiona a través de FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Este portal permite que las entidades públicas adheridas reciban de sus proveedores las facturas electrónicas en el formato adecuado.

El sistema remite la factura al organismo destinatario, simplificando el envío a los proveedores y la recepción en el formato adecuado a las Administraciones, que no deben preocuparse de que los comprobantes electrónicos estén realizados en un estándar no válido. Son más de 8.000 las entidades públicas adheridas a FACe.

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