Desde el día 15-1-2015 es obligatorio que las facturas dirigidas a las administraciones públicas sean electrónicas

En virtud de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, desde el día 15 de enero de 2015 todas las facturas remitidas a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas.

Téngase en cuenta, no obstante, que muchas Administraciones Públicas, y entre ellas la Administración General del Estado, han hecho uso de la potestad de exonerar de esta obligación a las facturas de hasta 5.000 euros.

Estas facturas electrónicas se enviarán a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas de la administración correspondiente. Estos puntos generales le permitirán consultar electrónicamente el estado de tramitación de su factura, una vez remitida. El de la Administración General del Estado se denomina FACe (www.face.gob.es).

En estas facturas electrónicas habrá que indicar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, para que llegue correctamente a su destino. La administración le proporcionará estos datos.

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Who is steering international trade?

This guest post by Tim McGrath,  Co-chair of the OASIS Universal Language Technical Committee (UBL), explains where common governance and standards are missing along the supply chain. 

International trade requires a set of collaborative business processes based on common agreements. This has been true from the Roman Empire to the Hanseatic League and today’s global environment.

The legacy and lessons of these historic agreements are seen in the standards they introduced for trade laws, currencies, movement of goods, measurement systems, etc.

The Romans knew that to enable proper expansion and protection of the empire, their road infrastructure had to allow for the transport of supplies, war chariots, armies, and other goods. Even after the demise of the empire, humans continued to build streets that had standard Roman dimensions, which has impacted the size of carriages and, later on, cars and trains.

Many trade standards and processes derive from the Hanseatic League. The legacy of the Hansa, as it’s also known, lives on in the principles of free trade as well as in the idea of nations that cooperate in matters of trade and economics, such as within the European Union.

Today, the World Trade Organization (WTO) provides a forum for negotiating agreements aimed at reducing obstacles to international trade and ensuring a level playing field for all, thus contributing to economic growth and development. One of the instruments to support these agreements is the use of common standards.

But what is “common” about international trade? “Trade” itself not only covers goods and services, but also intangible products such as intellectual property. Clearly, there are a wide variety of processes to support the supply chains for these different types of products. This variety makes common agreements and standardization challenging.

As there are different dimensions of different trades there are also different dimensions related to the domain of the players involved. Based on the different functions, we can view any supply chain (especially international ones) following four parallel processes:

  1. Commercial processes relating to contracts, catalogues, and procurement. These processes cover the contractual agreements between the buyer and seller of the product.
  2. Logistical processes defining the booking, scheduling and movement of cargoes and transportation equipment. These processes are directed at the transport and logistics providers who will deliver the products.
  3. Regulatory processes such as permits, approvals, declarations and certificates.  These processes are required by government agencies for security, safety and taxation.
  4. Financial processes defining the insurances, guarantees and monetary exchanges. These processes engage financial institutions and control the transfer of funds.

The processes executed within each of these domains need to operate effectively and in unison for an efficient supply chain. Information not only flows along each domain, but also between domains. Product information created in the commercial domain is needed by logistical and regulatory processes. Regulatory clearances are need by the logistical domain, and transportation details are used in commercial documents. Coordinating this is generally a complex, and, at times, fragile process that may involve manual validation of paper documents and/or the use of a variety of coded identification schemes and/or frequent data conversions to suit internal systems.

The European Union, and more especially the European Commission, has been acting for many years as an agent for electronic invoice dynamization. In fact, within the European Digital Agenda they have positioned the e-invoice as a tractor and facilitator of the internal relations in the common market and of the competitiveness of companies in the area.

For this reason, from 18 April 2019 all the countries of the region will have a The European Union should adopt a common format for B2G e-invoicing.

In 2014, the EU has adopted Directive 2014/55/EU of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 on electronic invoicing in public procurement, which requires the definition of a common European standard in e-invoicing at the semantic and syntax level for all European countries.

The objective is to achieve unification and simplification of the activity of companies and institutions when invoicing and exchanging invoices between different countries.

Thus, the work on the standardisation of a common format has led to the creation of an European invoice standardization Group CEN-TC/434, which will be essentialto he creation of standard EN 16931, which will be mandatory throughout the European Union by April 2019. The idea is that, initially, the common format will be associated with the B2G invoicing which will be mandatory, but in the future this standard can be also used in any B2B relationship.

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Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica

El pasado 24 de febrero de 2014 tuvo lugar la reunión del Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica (FNMFE) en la que entre otros temas se realizó un seguimiento de la Ley de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, focalizando el análisis en la planificación de las acciones para la puesta en marcha del FACe – Punto general de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE, que deberá estar operativo para el 15 de enero de 2015.

También durante la citada reunión se analizaron diferentes normativas en materia de factura electrónica en el ámbito internacional

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Ley de impulso de la factura electrónica

El 27 de diciembre de 2013 se aprobó en el Congreso la ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (Ley 25/2013) que se publicó en el BOE de 28 de diciembre.

Esta normativa regula la emisión de facturas en el formato nacional Facturae, que será obligatorio en las relaciones comerciales entre la Administración y sus proveedores desde el 15 de enero de 2015.

Los nuevos cambios obligan a las administraciones a mantener un registro contable de facturas en el que quedan anotados todos y cada uno de los estadios por los que pasa una factura. Para ello, previamente deben ofrecer a los proveedores de un punto que permite la recepción de las facturas bajo el estándar electrónico normado. Estos repositorios se denominan por la legislación como Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas o PGEFe.

El objetivo principal del sistema, es lograr un conocimiento más inmediato de la realidad económica en las administraciones, facilitar el seguimiento de la factura a los proveedores y reducir la morosidad.

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UBL implementa la semántica de CII, facturae 4.0 también

El modelo semántico de CII (Cross Industry Invoice) se detalla en la guia descrita en los volúmenes CWA16356-1 y CWA 16356-2 de CEN.

En el grupo de trabajo de CEN BII se determinó que el único modelo sintáctico maduro para la implementación del modelo semántico de CII es el de UBL.  A la misma conclusión llegaron los participantes del Proyecto Peppol, con la implementación de referencia de la contratación pública electrónica impulsaa por la Comisión Europea.

En la propia guia de CII que se centra en el modelo sintáctico, CWA16356-3, se indica que CII es todavía trabajo en curso, y que la actual implementación es obsoleta en relación con el uso de los componentes básicos que definen los campos de la factura, por lo que se deberá esperar una nueva versión. En efecto, en la página 5 se indica:

The UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML Standard Version 2 was developed according to the UN/CEFACT Core Component Technical Specification version 2.01 and XML Naming and Design Rules version 2.0 Corrigendum 1 Technical Specification.
UN/CEFACT is currently working on an update to the Cross Industry Invoice XML Standard using the Core Component Technical Specification version 3.0 (CCTS 3.0) and XML Naming and Design Rules version 3.0 Corrigendum 1 Technical Specification (NDR 3.0). The mapping to CCTS 3.0 and NDR 3.0 version of CII included in this CWA is „Informative‟ as the new version of the CII is likely to change before official publication.

Por ello no es de extrañar que los modelos de facturación de cada país haya utilizado variantes de UBL. Entre ellas España, que ya cuenta con el borrador del formato facturae 4.0. Un gran avance hacia modelos semánticos interoperables, con proyección europea, utilizable ya, y actualizable hacia la sintaxis nativa CII cuando se publique la nueva versión, esperada para 2015 o 2016.

 

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Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica en España

Se ha publicado la Orden PRE/2794/2011, de 5 de octubre, por la que se publica el Acuerdo del Consejo de Ministros, de 19 de octubre de 2011, por el que se determina el marco de ejercicio de las competencias estatales en materia de factura electrónica, se crea el Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica y se impulsa el Servicio Central de Gestión de la Facturación Electrónica en el ámbito de la Administración General del Estado.

En realidad, el acuerdo del Consejo de Ministros es del 19 de agosto de 2011.

Es relevante por varios aspectos, y, especialmente por la creación del Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica

Se crea, al amparo de lo dispuesto en el artículo 40.3 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, el Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica (en adelante, Foro Nacional), que tendrá un carácter consultivo en materia de facturación electrónica. Este Foro estará presidido por el Secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información. En casos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal, el Presidente será sustituido por el Presidente de la Comisión Técnica referida en el apartado 4.

El Foro Nacional se compondrá de los miembros de la Comisión Técnica regulada en los puntos 3 y 4, así como de un representante por cada una de las siguientes entidades designado por el Secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información a propuesta de las entidades correspondientes:

  1. Asociación de Multisectorial de Empresas de la Electrónica, las Tecnologías de la Información y la Comunicación, de las Telecomunicaciones y de los Contenidos Digitales (AMETIC).
  2. Asociación Nacional de Empresas de Internet (ANEI).
  3. Asociación Española de Usuarios de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (AUTELSI).
  4. Asociación Española de la Economía Digital (ADIGITAL).
  5. Consejo de Consumidores y Usuarios (CCU).
  6. Centro de Cooperación Interbancario (CCI).
  7. Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE).

Asimismo, podrán participar en el Foro Nacional los representantes en la Comisión Permanente del Consejo Asesor de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información de las Comunidades Autónomas y de la Federación Española de Municipios y Provincias.

El Presidente del Foro Nacional podrá invitar a las reuniones y trabajos del mismo a los expertos en la materia que estime pertinentes.

Actuará como Secretario un funcionario de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información designado por el Presidente.

La actividad del Foro Nacional se desarrollará en los siguientes ámbitos:

  1. Proponer iniciativas para promover la adopción de la factura electrónica en España, en ámbitos tales como el normativo o la estandarización e interoperabilidad.
  2. Asesorar en la elaboración y puesta en marcha de actuaciones para la difusión del uso de la factura electrónica en España.
  3. Colaborar en las acciones para difundir el uso de la factura electrónica en España, en particular, en el ámbito de las Pymes.
  4. Facilitar el intercambio de experiencias y buenas prácticas en el proceso de desarrollo e implantación de la factura electrónica en España.
  5. Realizar, en su caso, análisis y estudios sobre la adopción de la factura electrónica en los diferentes sectores económicos.

El Secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información designará a dos representantes en el Foro Europeo constituido mediante la Decisión de la Comisión, de 2 de diciembre de 2010, por la que se establece un Foro Multilateral Europeo sobre Facturación Electrónica.

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Facturae 4.0 vs InvoiceX

Facturae 4.0 es el nuevo formato para la factura electrónica en España definido por el Ministerio de Industria Turismo y Comercio. Se encuentra en fase de revisión pública hasta el mes de Enero del 2012. Se puede descargar tanto el modelo como los documentos asociados en la web de Facturae, analizarlo y enviar comentarios en este período de revisión.

Este nuevo formato pretende sustituir al modelo Facturae 3.2 teniendo en cuenta lo que se decía en la Orden de presidencia PRE/2971/2007 en cuya Disposición adicional segunda se especificaba:

Evolución del formato de la factura electrónica.
El formato de la factura electrónica establecido en el anexo se adecuará, transcurrido dos años desde la entrada en vigor de la presente orden, al formato UBL (Universal Business Language) o, en su caso, al formato que establezcan los organismos de normalización de la Unión Europea CEN (Comité Europeo de Normalización) o CENELEC (Comité Europeo de Normalización Electrotécnica), de forma que se permita la interoperabilidad de las facturas emitidas por cualquiera de los Estados miembros de la Unión Europea.

Aunque ya han pasado más de dos años desde esta orden, el formato Facturae 4.0 pretende dar respuesta a esta necesidad de evolución hacia un formato definido en el seno del CEN, es decir, a un formato más abierto que permita a las empresas españolas adaptar sus sistemas para poder realizar transacciones internacionales y europeas.

Respecto a los trabajos del CEN, ha habido dos iniciativas relevantes en lo que al formato de la factura electrónica se refiere:

  • El CEN BII donde se definió un modelo semántico para la factura electrónica, El proyecto PanEuropeo PEPPOL utiliza los modelos semánticos definidos en el CEN BII con  UBL como sintaxis de base.
  • El CEN MUG, posteriormente, ha recogido el modelo definido en el CEN BII y a partir de él ha creado un modelo “core” semántico que puede funcionar en múltiples sintaxis. Este modelo del MUG se ha mapeado a la sintaxis CIIv2.

Es decir que existe un modelo semántico que define a la factura electrónica, independientemente de las diversas sintaxis existentes en Europa. El salto del modelo sintáctico al modelo semántico es clave para evitar las típicas y agotadoras discusiones inacabables sobre la unificación a un único modelo sintáctico. Actualmente es muy improbable que se vaya a imponer un único modelos sintáctico en Europa ya que hay muchos países con grandes inversiones y despliegue de sus propias sintaxis de factura electrónica.

En el seno de ASIMELEC (actualmente AMETIC) se desarrolló el proyecto InvoiceX, uno de cuyos entregables era un modelo semántico de la factura electrónica para España  basado en el del CEN BII, ya que cuando se iniciaron los trabajos del InvoiceX no existía todavía el MUG.

Analizando el modelo semántico que se definió en InvoiceX y el formato Facturae 4.0 encontramos únicamente 4 diferencias en cuanto a elementos opcionales definidos en InvoiceX que no se contemplan en Facturae 4.0, lo que hace que Facturae 4.0 sea una sintaxis totalmente compatible con el modelo semántico definido en InvoiceX, y por tanto con el modelo definido en el CEN BII.

Por otro lado, el análisis del modelo semántico del MUG y su mapeo a la sintaxis Facturae 4.0 también arroja una gran similitud entre la sintaxis definida en el seno del MITYC y el modelo definido en el CEN. De hecho, en este caso la similitud es todavía mayor que en el caso de InvoiceX. Mientras que en InvoiceX hay una igualdad de más de un 96% , en el caso del CEN MUG, nos encontramos en prácticamente un 97% de elementos mapeables.

En conclusión, el trabajo definido por el MITYC con el nuevo Facturae 4.0 es totalmente acorde con los estándares semánticos internacionales salvo algunos elementos menores que se deberían analizar uno a uno

Fuente: Blog Invinet

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Facturae 4.0

La versión 4.0 de Facturae se encuentra en fase de borrador. Esta nueva versión representa una gran evolución con respeto a versiones anteriores de Facturae.

Facturae 4.0 surge ante la necesidad de migrar a estándares europeos según normativa. En la disposición final segunda de la Orden PRE/2971/2007, del 5 de octubre se incluye la siguiente información:

Evolución del formato de la factura electrónica. El formato de la factura electrónica establecido en el anexo se adecuará, transcurrido dos años desde la entrada en vigor de la presente orden, al formato UBL (Universal Business Language) o, en su caso, al formato que establezcan los organismos de normalización de la Unión Europea CEN (Comité Europeo de Normalización) o CENELEC (Comité Europeo de Normalización Electrotécnica), de forma que se permita la interoperabilidad de las facturas emitidas por cualquiera de los Estados miembros de la Unión Europea.

Esta nueva versión sirve, además,  para corregir y mejorar sustancialmente las versiones precursoras de Facturae:

  • Simplificación del modelo: Se eliminan elementos que no deben aparecer en el núcleo de factura, se modifica el nombre y/o descripción de algunos elementos, se divide la estructura monolítica del esquema XSD en un esquema principal y varios esquemas secundarios, y se mejora la estructura interna de la información.
  • Externalización de las listas de códigos: Hasta ahora, un problema muy importante en Facturae residía en su dependencia con las listas de códigos (un cambio en un valor de cualquier lista implicaba actualizar la versión de Facturae para contemplarlo).
  • Validación semántica sencilla y confiable: Se ha mejorado el proceso de validación semántica a través de la definición de reglas.

Está abierta la posibilidad de envío de comentarios y/o dudas al buzón de soporte facturae@mityc.es .

El borrador de Facturae 4.0 se revisará en Enero de 2012.

Más información relativa a Facturae 4.0:

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Business Interoperability Interfaces (CEN BII)

CEN/ISSS Business Interoperability Interfaces for Public  procurement in Europe (CENBII)

This information can be retrieved from the original source: Business Interoperability Interfaces (CEN BII) Specifications

The CENBII specification is a mean to facilitate effective public procurement solution with focus on cross-border interoperability and closing the gap between systems built on UN/CEFACT and OASIS/UBL 2.0; they can be used to create interoperability between users of the two standards.

The CWA contains the following deliverables:

Part 0 Introduction
Part 1
Profile overview (message contents and business processes) for public procurement processes. The descriptions will in detail show their fields of application so that the needed ones can be selected.
Part 2 UBL-UN/CEFACT convergence describing the differences and mapping between UN/CEFACT CCL as well as ISO 20022 Invoice related requirements and the BII Workshop requirements . The mapping will show how messages from the standards can be used to support interoperability by use of the profiles.
Part 3 A toolbox requirements for how to use the profiles for implementation. The toolbox will guide the implementation of profiles for owners of systems based on one of the two standards.
Part 4 Evaluation guidelines for testing and piloting for applications using the profiles.
Methodology and guidelines for testing and piloting are essential for all implementations, so also for interoperability by use of the profiles. Such documentation is therefore a main part of the deliverable.

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UBL

Universal Business Language (UBL) is a library of standard electronic XML business documents such as purchase orders and invoices. UBL was developed by an OASIS Technical Committee with participation from a variety of industry data standards organizations. UBL is designed to plug directly into existing business, legal, auditing, and records management practices. It is designed to eliminate the re-keying of data in existing fax- and paper-based business correspondence and provide an entry point into electronic commerce for small and medium-sized businesses.

UBL version 2.0 was approved as an OASIS Committee Specification in October 2006 and has been publicly released. UBL is owned by OASIS and is currently available to all, with no royalty fees. The UBL library of business documents is a well-developed markup language with validators, authoring software, parsers and generators.

UBL 2.0 traces its origins back to the EDI standards and other derived XML standards. In total there are 31 documents covering business needs in the phases of presale, ordering, delivery, invoicing and payment.

Northern European Subset – NESUBL

As part of the Northern European cooperation on e-commerce and e-procurement, representatives from Denmark, Sweden, Norway, Finland, UK and Iceland have set up a working group for developing a Northern European subset of UBL 2.0 documents. The main focus of NES is to define the semantic use of UBL 2.0 as applied to specific business processes. To achieve this the UBL 2.0 standard is restricted on additional levels by using “profiles” that apply to defined business situations. The use of individual elements is specifically described to avoid conflicting interpretation. Additionally each country has developed guidelines that describe the application of the NESUBL subset to domestic business practices. The goal is to enable companies and institutions to implement e-commerce by agreeing to a specific profile and thus eliminate the need for bilateral implementation. Additional countries have shown interest in joining the work. The NESUBL subset was published in March 2007.

Since its publication, NESUBL subset has influenced government eProcurement initiatives across Europe, for example in Denmark, Sweden, Norway, Iceland, The Netherlands, Turkey. It is also the basis for a eProcurement initiative, ePrior, by the European Commission, Directorate General’s of the European Commission, starting with the Directorate General for Information Technology (DIGIT).

An excellent analysis of Business Requirements for eInvoicing in a Public Procurement Context is available at [7]

Further development of NES has progressed over to CEN/BII workshop and will be the basis for the PEPPOL project, Pan-European Public Procurement Online project.

The goal of PEPPOL is to run public procurement pilots across borders within the EU, based on harmonised procurement documents developed by CEN / BII workshop.

Spanish UBL version based in facturae

In Spain, UBL is being used primarily for electronic invoice encoding. The UBL Spanish Localization SubCommittee has been actively developing UBL awareness and has created implementation guidelines to allow easy adoption of UBL based on previous work done by CCI (Centro de Cooperación Interbancaria) and facturae.

UBL Turkish Customization – UBLTR

The UBL Turkish Localization Subcommittee customized the UBL 2.0 to be used in eInvoice process in Turkey.

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